Di sebagian besar perusahaan, pekerja sering dibebani oleh lebih dari satu tugas penting dengan deadline yang berdekatan. Memilih mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu menjadi suatu tantangan tersendiri. Akibatnya, nggak sedikit yang merasa kewalahan dalam menghadapi tumpukan tugas yang seakan nggak ada habisnya.

Latih diri untuk bekerja secara efektif dan efisien dengan mengasah kemampuan untuk mendahulukan tugas yang penting dan mendesak, seperti berikut ini.

1. Menggunakan Eisenhower Decision Matrix

Salah satu cara untuk mengetahui pekerjaan yang penting, mendesak atau justru sepele adalah menggunakan Eisenhower decision matrix. Dikembangkan oleh Dwight Eisenhower yang merupakan jenderal sekaligus Presiden Amerika Serikat dua kali, kotak sederhana ini membagi tugas ke dalam kategori yang simpel.

Masukkan pekerjaan yang penting dan mendesak ke pojok kiri atas, lalu proyek yang penting dengan deadline yang cukup panjang di sudut kanan atas. Beralih ke bagian bawah, sudut kiri dapat diisi dengan rapat dan aktivitas yang mendesak tapi nggak penting, sedangkan di bagian kanan diisi tugas-tugas sepele yang biasanya memboroskan waktumu.

Seperti yang diulas di situs Observer, cantumkan tugas menulis artikel dengan deadline hari ini di pojok kiri atas, yang artinya penting dan mendesak. Di sebelahnya atau sudut kanan atas, masukkan berolahraga atau menelepon keluarga sebagai aktivitas penting tapi tidak mendesak.

Sedangkan untuk kotak kiri bawah yang menunjukkan pekerjaan mendesak tapi nggak penting bisa diisi dengan menjawab beberapa e-mail atau menjadwalkan wawancara. Last but not least, sudut kanan bawah untuk pekerjaan yang kurang penting dan bisa ditunda dapat diisi dengan menonton televisi atau melihat media sosial.

2. Fokuskan Perhatian

Orang yang sering terlihat kewalahan bahkan stres menghadapi pekerjaannya biasanya cenderung mengerjakan berbagai hal di waktu yang hampir bersamaan. Akibatnya, mereka rentan stres dan memengaruhi fokus, produktivitas bahkan hasil kerjanya.

Untuk dapat membedakan mana tugas yang penting, mendesak atau bisa ditunda, fokuskan perhatianmu pada daftar prioritas. Tentukan pekerjaan mana yang membutuhkan konsentrasi dan tindakan sesegera mungkin, misalnya yang berkaitan dengan kerja tim secara keseluruhan atau reputasi perusahaan.

3. Beri Deadline Sendiri

Terkadang pekerjaan yang mendesak dan penting mencantumkan deadline untuk diikuti. Tapi sangat mudah untuk mengabaikan tenggat waktu kecuali kamu memiliki pengingat yang konstan.

Manfaatkan jasa rekan kerja atau pasangan yang mengingatkanmu akan tugas mendesak yang mendorongmu untuk melakukan sesuatu. Sedangkan untuk tugas-tugas penting, atur pengingat sendiri, misalnya dengan menempelkan catatan di sekitar meja, setel kalender atau alarm, atau jika perlu pasang tanda di cermin kamar mandimu.

4. Alihkan Pekerjaan yang Kurang Penting

Nggak sedikit yang menghabiskan waktu terlalu banyak untuk mengerjakan hal-hal yang sepele dan kurang penting. Akibatnya, kamu jadi kehabisan waktu untuk menyelesaikan tugas yang penting dan mendesak.

Lewat daftar prioritas yang sudah dibuat, identifikasi mana pekerjaan yang bisa dialihkan pada orang lain. Jangan lupa beri alasan yang mendukung misalnya nggak punya banyak waktu untuk menggarapnya atau lebih baik dikerjakan oleh orang yang lebih mampu.

5. Rayakan Keberhasilanmu

Agar deadline yang diberikan dapat ditanggapi dengan lebih serius, jangan lupa buat rencana untuk merayakan keberhasilanmu. Misalnya usai menyelesaikan proyek penting kamu akan membeli barang yang selama ini diinginkan atau memanjakan diri dengan secangkir kopi dan dessert di cafe favorit. Hal ini akan mendorongmu untuk berkomitmen dalam menepati tenggat waktu yang dibuat.

Yuk, bebas stres dengan memprioritaskan pekerjaan yang penting dan mendesak.